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Le Flex Office, l’espace de travail de demain ?

2 Juillet 2020

Le Flex Office, lespace de travail de demain ?

Les outils numériques, l’évolution des modes de management, l’arrivée des jeunes générations, mais aussi le coût de l’immobilier, incitent les entreprises à repenser leurs espaces de travail. Après la vogue des open space, on assiste actuellement au développement du flex office. Explications.

 

 

 

Le flex office, ou bureau flexible, consiste à ne pas attribuer de bureau attitré sur le lieu de travail. Chaque matin, le salarié, équipé de son smartphone et de son ordinateur portable, s’installe là où il trouve de la place. Après l’organisation en open space qui s’est imposée dans les années 2000, et dont il peut d’ailleurs être une composante, le flex office marque une rupture avec la tradition de sédentarité dans l’entreprise. Celle-ci apparaît en décalage avec les usages nomades, favorisés par l’essor du numérique, les ordinateurs devenus portables et les téléphones désormais mobiles. A l’ère de l’agilité, le bureau flexible et partagé est davantage dans l’air du temps que le bureau nominatif classique.

Optimisation des surfaces de bureaux

Le flex office répond également à des considérations économiques. On estime en effet que le taux de vacance moyen d’un poste de travail en France avoisine les 40 %. Entre les déplacements en clientèle, les congés et arrêts maladie, le développement du télétravail, autre tendance lourde de l’organisation du travail, ou tout simplement les réunions, les bureaux sont de moins en moins occupés. Un paradoxe dans un contexte où la pression immobilière demeure forte, notamment dans les grandes villes.  Ces raisons financières incitent également les entreprises à adopter le Flex Office. Cette organisation leur permet d’optimiser les surfaces avec des postes de travail standardisés, utilisables par l’ensemble des collaborateurs. Le flex office est également réputé favoriser le travail collaboratif et l’intelligence collective par une meilleure circulation de l’information, le décloisonnement des services et la fluidification des échanges. En favorisant le lien social, il contribuerait également au bien-être au travail. Enfin, l’organisation en flex office est valorisante en termes d’image, en faisant apparaître l’entreprise comme jeune, innovante, dynamique...

Les conditions d’un Flex Office réussi

Pour autant, le passage au flex office doit être bien conçu pour que les avantages l’emportent sur les inconvénients (sensation d’isolement, difficulté à se concentrer, démotivation...). Pour cela, il est important d’analyser les habitudes de travail des collaborateurs et de prendre en compte les spécificités liées à certains métiers (exigence de confidentialité...). Portée et valorisée par la direction, la démarche doit ensuite impliquer l’ensemble des collaborateurs pour lever les réticences que peut légitimement susciter un tel changement d’organisation. Il faut également veiller à compenser la réduction du nombre de postes de travail (en moyenne 0,8 par collaborateur) par l’aménagement d’espaces collaboratifs : salles de réunion, espaces de convivialité, bulles téléphoniques... Enfin, les retours d’expérience sont utiles pour éventuellement améliorer les aménagements. Quand ces conditions sont réunies, le flex office, à l’instar du télétravail, peut devenir un élément de la qualité de vie au travail. 84 % des salariés pratiquant le flex office se disent, en effet, satisfaits de leur environnement de travail.

 

"Le travail en Flex Office ne correspond pas à tous les secteurs d’activité et organisations. Dans l’Ouest, il est surtout adopté par des start-up, des entreprises de service numérique et des sociétés ayant un mode de management libéré. Ce qui se développe le plus, c’est un mix d’open space et de bureaux cloisonnés pour recevoir les clients, candidats..., associé à un recours accru au télétravail. La crise sanitaire du coronavirus devrait accélérer cette tendance qui, à terme, va impacter les marchés de l’immobilier d’entreprise en termes de bureaux. Même si les effets sont peu visibles dans l’immédiat en raison du développement des services et de la forte pression foncière." 

 Vincent CHAPELAIN - Consultant Bureaux